Si tienes claro que el mejor modo de conectar con tu comunidad es organizando un evento, hay 10 aspectos claves que debes valorar.
Y todo ello, porque un evento te permitirá entre otras cosas, tener un contacto directo con tus públicos, llegando más fácilmente a tocar sus emociones y a conocerlos, como también generar un material de comunicación para la marca, empresa u organización, basándote en componentes más humanos y cercanos.
Por tanto e independientemente de que tu evento esté dirigido a tus colaboradores, tus clientes u otros influencers, en este post vamos a repasar algunos detalles que, de no tener en cuenta, pueden hacerlo fracasar:
√ Definir los objetivos: El primer factor a tener en cuenta para arrancar con el diseño y planificación de un evento es sin duda tener claro qué es lo que buscamos al llevarlo a cabo. Aspectos como ¿Qué se quiere conseguir en el evento? ¿Qué objetivos se persiguen al organizarlo: promocionar, entretener, sorprender, capacitar? Son fundamentales a la hora de definirlo
√ Contar con expertos en organización: No cualquier persona o empresa puede llevar a cabo la organización de un evento. La planificación o diseño de un evento no solo tiene que ver con lo visual, el material de marca y la temática elegida, si no que abarca otras cosas de igual importancia como la logística, el tiempo de montaje, los horarios de llegada, actividades, etc y por tanto se necesitan conocimientos de protocolo, del mercado de proveedores, métodos organizativos, una mente organizada y una buena formación que de seguridad en lo que se realiza
√ Tener claro el presupuesto: es una de las premisas más importantes, porque a raíz del presupuesto se podrán hacer más o menos cosas para el evento. Todos los involucrados deberán reunirse para realizar un presupuesto real. Es muy importante que entre todos se llegue a un número concreto para ajustarse a él durante todo el proceso. De esta manera se evitarán las sorpresas y los sobresaltos.
√ Calcular el tiempo previo al acto: organizar con tiempo es imprescindible, las prisas no son buenas consejeras. Realizar un planning y un timing realista es de vital importancia para que todo esté listo para el gran día.
√ Temática del evento: ya se trate de una boda o de un seminario de una empresa, hay que saber qué temática es la que va a primar. Es más fácil saber qué materiales emplear y hasta en qué ubicación centrar el evento si se sabe la temática con antelación.
√ Número de asistentes: la envergadura del evento irá condicionada por el número de asistentes/invitados. En este aspecto hay que tener en cuenta que a mayor número de personas, más presupuesto hay que destinar al espacio y demás gastos. Hay que saber con antelación el número aproximado de gente que va a acudir al evento.
√ Escoger la ubicación y la fecha perfecta: hay que poner los pilares antes que nada, después se puede pensar en los detalles. Lo primordial es decidir dónde, cuál es el sitio más adecuando para la celebración. Y hay que elegirlo pensando además en la comodidad de los invitados, los accesos y demás. Aunque parezca algo fácil, hay muchos ítems a tener en cuenta cuando tenemos que seleccionar una fecha: festivos, fechas especiales, encuentros deportivos, eventos que pueda organizar la competencia o al que asistan nuestros mismos invitados, etc. Además, un evento organizado con tiempo nos permitirá encontrar sin tanto apuro un lugar con buena relación precio / calidad.
√ Catering sí o sí: existe una oferta gastronómica variada y de calidad. Aunque se trate de un seminario, una conferencia o una gran boda, hay que tener en cuenta el tema gastronómico. Pueden ser desayunos, almuerzos, o incluso cenas o cócteles, pero en todo momento hay que intentar mantener el presupuesto inicial para el menú y así poder respetar lo planeado.
√ Naturalidad: adiós a la rigidez de otras épocas. Hoy el acierto reside en un protocolo relajado, manteniendo este espíritu durante todo el evento para que disfruten todos.
√ Tener un plan B: en todo evento, el factor imprevisto o problema tiene que estar contemplado. Por ello, si tenemos un Plan B para el lugar, material o personas con las que vamos a contar, nos evitará sufrir contratiempos irremediables.
Sigue nuestras indicaciones y conseguirás un evento 10!!